فراموشی سازمانی و مدیریت دانش

فراموشی سازمانی و مدیریت دانش عنوان مطلبی است که به موضوع مم فراموشی سازمانی می‌پردازد. در این مطلب پس از بیان مفهوم یادگیری سازمانی و فراموشی سازمانی، نظریه آزمی و انواع رویکردهای فراموشی تشریح می‌شود.

معمولا سازمان‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش بر فرایند شناسایی، خلق؛ ذخیره‌سازی؛ به‌اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش تمرکز دارند و کم تر به مفهوم فراموش کردن دانش می‌پردازند. این در حالی است که در سال‌های اخیر سرعت نوآوری و خلق دانش در بسیاری از صنایع افزایش یافته و دانش سازمان در بازه زمانی کوتاهی نیاز به به‌روزرسانی دانش و در برخی موارد فراموش کردن دانش پیشین دارد.

اولین بار با مفهوم "فراموشی سازمانی" در کلاس آقای دکتر مشبکی آشنا شدم. در آن مقطع زمانی چنین مفهومی در سازمان‌های داخلی بیش‌تر جنبه تئوری داشت و به نظر نمی‌رسید چندان کاربردی باشد. اما امروز و پس از گذشت نزدیک به یک دهه، فراموشی سازمانی می‌تواند تاثیر بسیار زیادی بر یادگیری سازمانی و مدیریت دانش بسیاری از سازمان‌های کشور داشته باشد. به همین دلیل در ادامه این مطلب چکیده‌ای از مفاهیم فراموشی سازمانی را با شما به اشتراک می‌گذارم.

یادگیری سازمانی
برای بیان مفهوم فراموشی سازمانی در ابتدا باید یادگیری سازمانی را مورد بررسی قرار داد.

پیتر سنگه معتقد است که تنها منبع مزیت رقابتی پایدار در بلند مدت برای سازمان‌ها، یادگیری سریعتر نسبت به رقبا است و چنانچه سازمان به این امر نائل گردد، از سایرسازمان‌های رقیب اثر بخش تر و کاراتر خواهد شد. یادگیری ازدیدگاه سازمانی زمانی اتفاق می‌افتد که اطلاعات، جمع‌آوری و به منظور تولید وگسترش حقایق جدید، تجزیه و تحلیل شوند، دیدگاه جدیدی را خلق کرده و آن را از طریق ارتباط، تدریس وگفتگو وتعامل به تمام سطوح سازمانی منتقل کند. به عبارتی، یادگیری سازمانی به چگونگی وقوع یادگیری یا عنصر دانش در یک سازمان می‌پردازد.

سازمان‌ها مانند ذهن انسان‌ها برای تطبیق با شرایط محیطی متحول، متکی به دریافت بازخورد هستند. سازمان‌ها مانند انسان‌ها از تجربه درس می‌گیرند و درگیر فرایندهای ذهنی پیچیده‌ای مانند "پیش بینی، شناسایی، تعریف، طراحی و حل مسئله" می‌شوند. دو نفر از نظریه پردازان سازمان بر این باورند که "در بسیاری از سازمان‌ها، برخی از حالات یادگیری سازمانی، به‌طور منظم ایجاد می‌شوند".سه فرایند متداول یادگیری سازمانی عبارتند از:

فعالیت‌های بهبود و توسعه منابع انسانی؛
فعالیت‌های برنامه‌ریزی راهبردی؛
و به‌کارگیری و تسلط بر فناوری‌های جدید در سازمان.
سازمان یادگیرنده از نظر پیتر سنگه سازمانی است که با استفاده از افراد، ارزش‌ها و سایر خرده سیستم‌ها و با تکیه بر درس‌آموخته‌ها و تجربه هایی که به دست می آورد، به طور پیوسته عملکرد خود را تغییر می دهد و آن را بهبود می بخشد، به نظر وی اجزای اصلی هر سازمان یادگیرنده عبارتند از:

مدلهای ذهنی- در این سازمانها همه افراد شیوه های قدیمی اندیشیدن را کنار می گذارند؛
مهارت شخصی- در این سازمانها، افراد خودآگاه بوده، به طور باز با دیگران برخورد دارند؛
تفکر سیستمی- همه اعضای این سازمانها یاد می گیرند که کل سازمان چگونه کار می کند؛
بصیرت مشترک- همه اعضای این سازمانها به شناسایی و تعریف برنامه های عملی خود می پردازند و در مورد آنها توافق حاصل می کنند؛
یادگیری گروهی- همه اعضای این سازمانها برای به اجرا درآوردن برنامه های مورد توافق، همکاری می کنند؛
فراموشی سازمانی
مديريت دانش به دنبال خلق فرآيندهايي است كه نه تنها برای يادگيري و حفاظت از دانش مفيد باشد، بلكه براي عدم يادگيري و پرهيز از آنچه كه مفيد نيست نيز به كار آيد. فراموشي مثل يادگيري ساده نيست و ممكن است زيان آور یا سودمند باشد. اما در هر حال به گونه چشمگيري هم در بعد مثبت و هدفمند و هم در بعد منفي در رقابت پذيري يك شركت موثر خواهد بود.

مفهوم فراموشی سازمانی اگرچه به سادگی قابل درک است، اما چگونگی ساز و کار اجرای آن در سازمان به‌خوبی شناخته شده نیست. از آنجا که فراموشی سازمانی می‌تواند بر رقابت‌پذیری سازمان تأثیر بگذارد، سازمان نیاز به فرآیندهایی دارد تا اطمینان یابد دانشی که باید دور ریخته شود، فراموش می‌شود و دانشی که مفید بوده، فراموش نمی‌شود. فراموشی سازمانی، عدم توانایی سازمان در یادگیری نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانش موجود خود را به صورت آگاهانه کنار بگذارد وگاهی دانش به صورت غیرآگاهانه و با گذشت زمان از بین می‌رود.

بسیار از پژوهش‌ها نشان می‌دهند که سازمان‌ها برای فراموشی کاملاً مستعد هستند؛ زیرا آن‌ها نسبت به فراموشی بی‌توجه اند. در کارهایی که به طور متناوب انجام می‌شوند، دانش‌ می‌تواند پس از مدتی فراموش شود. میزان این فراموشی به اثربخشی ابزار انتقال دانش و زمان توقف کار بستگی دارد.

فراموشی سازمانی، شکست سازمان در بهره‌برداری از یادگیری‌هایی است که در گذشته اتفاق افتاده‌است. باید توجه داشت فراموشی سازمانی، ناتوانی در یادگیری موضوعات سازمانی نیست، بلکه فراموشی، فرآیندی است که پس از یادگیری اتفاق می‌افتد. این بدان مفهوم است که یک سازمان، ابتدا دانش را یاد گرفته و پس از آن، آگاهانه و یا ناآگاهانه آن را فراموش می‌کند. فراموشی سازمانی، پیامد مجموعه اقدامات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی است که در آن، یک سازمان آگاهانه و یا ناآگاهانه بخشی از دانش موجود سازمان را از دست می‌دهد. این دانش دربرگیرنده مواردی همچون مهارت‌ها، روش‌ها، فرآیندها، تجربیات، مستندات و تکنیک‌های مورد استفاده در سازمان است.

فراموشی سازمانی در بسیاری از اوقات هزینه‌های زیادی را بر سازمان تحمیل می‌کند و بسیاری از کشورهای دنیا سالانه منابع زیادی جهت کسب دانش و اطلاعات هزینه می‌کنند. مهم­ترین موضوعی که سازمان را به سمت فراموشی سوق می‌دهد، ناتوانی در کسب و انتشار یادگیری در سازمان می‌باشد. عدم به کارگیری دانش حاصل از یادگیری، ناتوانی شرکت در کدگذاری و مستندسازی دانش و نداشتن انگیزش برای تسهیم آن، مهم­ترین عامل فراموشی دانش در شرکت‌هاست.

سه بعد مهم در فراموشی سازمانی
پژوهشگران این حوزه، ابعاد فراموشی سازمانی را به صورت زیر طبقه‌بندی کرده‌ و مبتنی بر آن نظریه‌های خود را تدوین نموده اند:

نوع دانش فراموش شده (دانش جدید در برابر دانش رایج و قدیمی)
روش فراموشی( فراموشی آگاهانه در برابر فراموشی نا آگاهانه)
پیامد فراموشی (پیامد مثبت فراموشی در برابر پیامد منفی فراموشی)
از يك مبنا، دانشي كه در سازمان فراموشي می‌شود مـي‌توانـد دانـش تازه وارد بـه سازمان و يا دانش در دسترس و قديمي سازمان باشد. سازماني را در نظر آوريد كه در ابتدا بـا ورود يك فناوري مشخص موافقت كرده و پس از مدتي به علـت نـاموفق بـودن ايـن فنـاوري، آن را کنار گذاشته و يادگيري‌هاي انجام گرفته در اين زمينه را فراموش مي‌كند. در ايـن حالـت، سـازمان با فراموشي يك دانش نو ورود به سازمان مواجه است. در حالتي ديگرمي‌توان از سازماني ياد كـرد كه دانش چندين ساله خود را در زمينه توليد يك كالاي مشخص به کنار گذاشته و توليد محصول ديگري را آغاز می‌کند. در اين حالت، سازمان خواهان فراموشي دانش قديمي و در دسترس خود است. اين دو نوع از فراموشي مي‌تواند داراي پيامدهاي مثبت و يا منفي باشد.

برخي ديگر از پژوهش‌ها در زمينه فراموشي سازماني، صرف نظر از نوع دانش، به روشي كه در آن فراموشي اتفاق مي‌افتد توجه كرده‌اند. در اين زمينه، پرسش اين اسـت كـه آيـا سازمان آگاهانه دست به فراموشي مي‌زند و يا بدون وجود برنامه و طرح مـدوني ايـن موضـوع رخ مي‌دهد؟ فراموشي سازماني، گاه مي‌تواند به وجود آورنده منافعي براي سازمان باشـد و گـاهي نيـز ضررهايي را براي سازمان به ارمغان آورد. سازماني را در نظر آوريد كه به دليل يك رخداد مانند آتش‌سوزی، بخش مهمي از دانش خود را از دست دهد. طبيعي است پيامد ايـن فراموشـي بـراي سازمان، زيان‌بار خواهد بود. در مقابل سازماني را مي‌توان نام برد كه بخشي از دانـش خـود را كنـار گذاشته و به دانش نويني مجهز شده است كه اين جدايي از دانش قديمي مزيتي رقابتي براي سـازمان به‌وجود آورده‌است.

نظریه فراموشی سازمانی آزمی
آزمي فراموشي را به دو شكلِ برنامه ريزي شده و برنامه‌ريزي نشده تقسيم مي‌كند. در نگـاه اول فراموشي برنامه‌ريزي شده يك عمل فعال و آگاهانه است كه در آن اطلاعات و دانـش موجـود در سازمان كنار گذاشته مي‌شود. از طرف ديگر، فراموشي برنامه‌ريزي نشـده عملـي انفعـالي و اغلـب غير ارادي است كـه اطلاعـات و دانـش حيـاتي سـازمان در آن فرامـوش مـي‌شـود. آزمي با تركيب دو عامـل (روش فراموشـي و پيامـدهاي فراموشـي )، فراموشـي سـازماني را در چهار حالت توصيف كرده‌است.

غفلت[1]: در اين حالت سازمان به صورت برنامه ريزي نشده، داده‌ها، اطلاعات، دانش، مهـارت و روش‌هاي خود را به سبب غفلت از دست مي‌دهد و اين از دست دادن، منجربه پيامدهاي ناخواسته و منفي براي سازمان می‌شود. بسياري از سازمان‌ها بواسطه كمبود مراقبت، غفلت و كوتـاه‌انديشـي مديران به اين حالت گرفتار شده و اطلاعات حياتي سازمان خود را از دست مي‌دهند.

خرابکاری[2]: اين حالت از فراموشي، زماني اتفاق مي‌افتد كه سازمان به شكل برنامه‌ريـزي شـده بخشي از داده‌ها و دانش خود را فراموش مي‌كند، ولي اين فراموشي منجر به اثرات منفـي بـر روي عملكرد سازمان می‌‍‌شود. از دست دادن اين داده‌ها، اطلاعات و دانش، سازمان را در محيط رقابت ناتوان مي‌كند. آسيب به جايگاه رقابتي مي‌تواند ناشي از برنامه‌ريزي‌هاي برون‌سازماني نيز صـورت پذيرد؛ عملياتي شبيه هك كردن اطلاعات و خرابكاري‌هـاي اطلاعـاتي نمونـه هـايي از ايـن حالـت است.

اضمحلال:[3] اين حالت از فراموشي در سازمان، ناشي از اقدامات برنامه‌ريزي نشده‌اي است كـه پيامدهاي مثبتي را براي سازمان به ارمغان مـي‌آورد. همچنـان كـه سـازمان‌هـا تكامـل يافتـه و رشـد مي‌كنند، تمايل دارند اطلاعات و مهارت‌هاي گذشته را كه چندان نيازي بـه آن‌هـا نيسـت، فرامـوش كنند. فراموشي مهارت‌ها و دانش‌ منسوخ شده، نتيجه طبيعي گذر زمان است كه نتايج مثبتي را هم به همراه دارد. :

یادگیری زدایی[4]: اين حالت بيانگر تلاش سازمان در فراموشي يك تجربه تلخ و ناموفق اسـت. در اين حالت، سازمان با يك تلاش برنامه‌ريـزي شـده و آگاهانـه، بـه بـازنگري جهـت گيـري‌هـاي استراتژيك خود مي‌پردازد و بخشي از دانش خود را براي اثربخشي بيشتر سازمان فراموش مي كند. فراموشي در اين حالت، نتيجه يك راهبرد آگاهانه است تا به دقت، اطلاعاتي كه سبب ايجاد نتـايج غيرمفيد مي‌شوند از بين برده شوند.

برای مطالعه مطالب تخصصی مدیریت دانش گروه مشاوره مدیریت داش دانا را دنبال کنید.
صفحه گروه مشاور مدیریت دانش دانا در لینکدین
منبع:

فراموشي سازماني هدفمند (استراتژيك): اكسير رقابت‌پذیری در سازمان

فراموشی سازمانی، رویکردی فراموش شده در مدیریت دانش

پانوشت

[1] Negligence

[2] Sabotage

[3] Decay

[4] Unlearning
مدیریت دانش.سازمان.مشاوره